¡Administrar RSVP para su boda puede ser muy complicado de navegar! Desde obtener su línea de tiempo correcta hasta el seguimiento de los requisitos dietéticos y más, a menudo hay más trabajo involucrado de lo que podría pensar.
Con esto en mente, es importante entender el proceso de RSVP antes de enviar esas invitaciones, o puede encontrarse en algunas situaciones estresantes más cerca del gran día. Siga leyendo mientras compartimos nuestra guía definitiva para RSVP de bodas a continuación, incluidos nuestros consejos de expertos para simplificar el proceso (¡y salvar su cordura!).
¿Qué significa RSVP?
Antes de sumergirnos en el proceso de RSVP, volvamos a lo básico. ¿Qué significa RSVP en realidad, de todos modos?
La abreviatura RSVP proviene de la frase francesa “répondez s’il vous plaît”, que significa “por favor responda”. Cuando incluye una solicitud de RSVP en sus invitaciones de boda, simplemente les está pidiendo a sus invitados que confirmen o rechacen su asistencia ese día.
¿Por qué son tan importantes las confirmaciones de asistencia?
Recopilar RSVP y administrar su lista de invitados es una parte crucial del proceso de planificación de la boda, lo que podría explicar por qué puede volverse tan estresante.
Recuerde, el número de invitados tendrá un impacto directo en su presupuesto y plan de asientos, sin mencionar que le permitirá confirmar los requisitos dietéticos, organizar el transporte en autobús y realizar los pagos finales a sus proveedores.
Si no confirma sus confirmaciones de asistencia correctamente, es posible que su presupuesto se agote en el último minuto o que los invitados se queden sin asiento en su recepción. Las confirmaciones de asistencia son cruciales para garantizar que se tenga en cuenta a todos y cada uno de los invitados, lo que le ayuda a evitar sorpresas no deseadas ese día.
¿Cómo confirmas tu asistencia a una boda?
¿Listo para enviar esas invitaciones? Hay varios métodos diferentes que puede usar para solicitar y administrar confirmaciones de asistencia para su boda, desde tarjetas de confirmación de asistencia tradicionales hasta alternativas digitales.
Primero, hablemos sobre cómo confirmar la asistencia a una boda de la manera tradicional usando invitaciones en papel y tarjetas de confirmación de asistencia. Por lo general, cada invitado recibe un sobre que incluye su invitación de boda, una tarjeta de confirmación de asistencia por separado y un sobre de devolución. La tarjeta RSVP debe incluir indicaciones para que sus invitados completen sus nombres, confirmen o nieguen su asistencia y describan su selección de comidas o requisitos dietéticos (si corresponde). Usando el sobre de devolución proporcionado, los invitados pueden enviar su tarjeta RSVP a su dirección preferida.
En lugar de incluir una tarjeta RSVP separada, también puede pedirles a sus invitados que confirmen su asistencia por mensaje de texto o correo electrónico. Sin embargo, esto también significa que deberá realizar un seguimiento manual de sus respuestas, lo que puede llevar mucho tiempo si tiene una gran lista de invitados.
Si bien las tarjetas RSVP pueden ser el método más tradicional para confirmar la asistencia de su ser querido ese día, también requieren la mayor inversión de tiempo y dinero. ¡Esto podría explicar por qué tantas parejas ahora optan por confirmar su asistencia en línea!
¿Cómo funcionan las confirmaciones de asistencia en línea para una boda?
Los RSVP en línea son una alternativa moderna y rentable a las tarjetas RSVP tradicionales. Al sincronizarse con el sitio web de su boda, las confirmaciones de asistencia en línea se pueden completar con solo hacer clic en un botón y, al mismo tiempo, le permite almacenar los detalles de sus invitados en un lugar conveniente. Pero, ¿cómo funcionan exactamente?
Primero, deberá crear un sitio web de bodas con una función RSVP incorporada. Aquí en Empresasmx, tenemos una hermosa gama de plantillas de sitios web que se pueden personalizar totalmente para adaptarse a sus gustos. Puede usar el sitio web de su boda para compartir todos los detalles esenciales sobre su próxima boda, responder preguntas frecuentes comunes y generar emoción para el gran día. Incluso puede crear una URL personalizada y establecer una contraseña para proteger su privacidad. Lea nuestra guía sobre cómo crear un sitio web de bodas hermoso y práctico en 6 pasos aquí.
Una vez que su sitio web esté activo, simplemente incluya la URL en sus invitaciones de boda para que sus invitados confirmen su asistencia en línea. Se les pedirá que completen su formulario RSVP personalizado, incluido su nombre, estado de asistencia y requisitos dietéticos.
Aquí en Empresasmx, sus respuestas RSVP se actualizarán automáticamente en la base de datos de su lista de invitados digital. Esto significa que puede ver rápidamente de un vistazo quién abrió su invitación, quién respondió y de quién todavía está esperando una respuesta. Cualquier información adicional (como selecciones de comidas o requisitos dietéticos) también se almacenará en su base de datos digital, para que pueda compartir fácilmente estos detalles con su lugar y proveedor.
Lo mejor de las confirmaciones de asistencia en línea es que se pueden usar tanto con y invitaciones de papel Si está utilizando invitaciones digitales, los invitados pueden hacer clic en el enlace del sitio web de su boda y ser transportados instantáneamente a su sitio web. O, si te encanta el ambiente de las invitaciones de papel, también está bien: ¡puedes tener lo mejor de ambos mundos! Simplemente incluya la URL y la contraseña del sitio web de su boda en sus invitaciones de boda, y los invitados simplemente pueden escribirla en su navegador.
Ideas de redacción de RSVP para bodas
¿No está seguro de qué incluir en su tarjeta RSVP o formulario digital RSVP? Por lo general, querrá incluir los siguientes detalles:
- Una solicitud de respuesta
- La fecha de vencimiento y el método de RSVP
- Una opción de respuesta «sí» o «no»
- Una solicitud de requisitos dietéticos.
- Selección de comida (si corresponde)
¡Es posible que incluso desee personalizar aún más sus confirmaciones de asistencia solicitando una solicitud de pista de baile o su mejor consejo matrimonial para el futuro!
Si bien las solicitudes de RSVP son breves y agradables, aún existe la oportunidad de ser creativo con su redacción. Si está planeando una boda formal, querrá mantenerla tradicional, pero si está planeando una fiesta épica, puede divertirse con ella. ¡Mira estas más de 5 ideas de redacción de RSVP aquí para inspirarte!
¿Cómo le dices a los invitados que confirmen su asistencia en línea?
Si desea que sus invitados confirmen su asistencia en línea, deberá mencionarlo en sus invitaciones de boda. No es necesario incluir una tarjeta de información separada con instrucciones: simplemente puede agregar su URL al final de sus invitaciones de boda, junto con la fecha de vencimiento y la contraseña de RSVP (si corresponde).
Intenta decir algo como:
- «Para obtener detalles del evento y confirmar su asistencia, visite (insertar URL)»
- «Por favor confirme su asistencia antes de (fecha límite) en (insertar URL)»
- “Para confirmar su asistencia, visite (insertar URL) usando la contraseña (insertar contraseña)”
¡Puede encontrar nuestra guía útil sobre cómo compartir el sitio web de su boda con los invitados aquí!
¿Cuándo deben los invitados confirmar su asistencia para una boda?
Bien, ahora hablemos de plazos. Enviar sus invitaciones de boda y solicitar RSVP puede ser un equilibrio delicado. Si envía sus invitaciones demasiado pronto, es probable que sus invitados pospongan las cosas e incluso se olviden de responder. ¡Pero si los envía demasiado tarde, es posible que no tenga suficiente tiempo para finalizar todo en el último minuto!
Su fecha de vencimiento de RSVP es otra consideración importante. Recuerde, hay algunas tareas que dependen de sus números RSVP, como pagar facturas y crear su plano de asientos. También querrá darse un poco de espacio intermedio para permitir cualquier respuesta tardía.
Con esto en mente, le recomendamos que envíe sus invitaciones de boda en la marca de 2 a 3 meses, con una fecha de vencimiento de RSVP de 3 a 4 semanas antes del día. Esto asegurará que la fecha de su boda sea una prioridad para sus invitados (¡y con suerte los alentará a confirmar su asistencia más temprano que tarde!).
Si está planeando una boda de destino, es una buena idea enviar sus invitaciones un poco antes para que sus invitados tengan tiempo suficiente para prepararse para su viaje. Para bodas de destino, considere enviar sus invitaciones en la marca de 6 a 8 meses, con una fecha de vencimiento de RSVP de 2 a 3 meses antes del día.
Qué hacer cuando los invitados no confirman su asistencia
Sin duda, puede ser frustrante cuando llega a la fecha de vencimiento de su RSVP y aún no ha recibido noticias de ciertos invitados. ¡Pero no te lo tomes como algo personal! Es poco probable que lo hagan para arruinar tus planes intencionalmente; es posible que simplemente se les haya olvidado debido al trabajo, la familia u otros compromisos.
En este escenario, le sugerimos que se comunique con un recordatorio amistoso. Un texto rápido diciendo algo como “Hola (nombre), ¡espero que estés bien! Solo necesitamos confirmar los números finales con nuestro lugar y servicio de catering, y queríamos verificar si nos acompañará ese día. Espero verte allí» debería hacer el truco.
Mejor aún, use un rastreador de RSVP en línea (¡como Empresasmx!) para hacer un seguimiento automático de las respuestas tardías en su nombre, lo que le da una cosa menos de qué preocuparse.
Confirmaciones de asistencia y etiqueta Plus One
Otra cosa en la que deberá pensar durante el proceso de RSVP es administrar los más. Querrá dejar en claro si se ha ofrecido un plus o no, para que sus invitados puedan responder en consecuencia. ¿No estás seguro de quién necesita realmente un acompañante para tu boda? Lo desglosamos aquí.
Si se ofrece un plus, asegúrese de incluir ambos nombres en sus invitaciones de boda o use la frase «e invitado».
Si un más uno no es que se ofrece, dirija la invitación solo al destinatario previsto o use una frase como «hemos reservado un asiento en su honor». Si ha sincronizado su lista de invitados con el sitio web de su boda, su formulario de RSVP solo dejará espacio para que su invitado responda, ¡lo que lo ayudará a evitar escenarios incómodos!
¿Y si los invitados todavía te preguntan si pueden traer un plus? Sé cortés, pero firme. Simplemente diga algo a lo largo de las líneas de “Lamentablemente, no podemos acomodar a ningún invitado adicional debido a las restricciones del lugar, disculpas. ¡Gracias por su comprensión y estamos ansiosos por celebrar con ustedes!”.
La forma más fácil de administrar las confirmaciones de asistencia para su boda
¿Te sientes totalmente abrumado? ¡Aquí en Empresasmx, hemos simplificado todo el proceso de RSVP para usted! Puede crear un cuestionario RSVP personalizado, rastrear RSVP en línea y recibir notificaciones instantáneas en su bandeja de entrada. Nuestro sistema inteligente RSVP se integra a la perfección con el sitio web de su boda y la base de datos de la lista de invitados, lo que le ahorra mucho tiempo administrativo en el camino.
Obtenga más información sobre nuestras funciones RSVP en línea aquí, o regístrese para obtener su cuenta gratuita con Empresasmx para comenzar.